José Ramón Luna Cerdán

Si echamos un vistazo a nuestro día a día, probablemente nos demos cuenta de que nos sentimos desbordados de cosas que hacer y no conseguimos el tiempo necesario para poder despachar tantos asuntos. Muchas veces, en mis seminarios he planteado este tema con los asistentes. Directivos, vendedores, administrativos, todos ellos coinciden siempre en que es muy frecuente no ser capaces de hacer todo lo que hay que hacer. Algunas de estas personas me ha dicho “es que no tengo tiempo”. ¿Te suena?.

Pues bien, mi respuesta a esta afirmación ha sido siempre la misma: “tú tienes el mismo tiempo que el resto del mundo. Tus días son de 24 horas como todos. La verdadera cuestión es cómo organizas tu tiempo”. Es en este punto en el que radican las diferencias entre las personas que consiguen resultados excelentes y las que consiguen resultados medios en su desempeño.

En el presente artículo y en otra entrega posterior, abordaremos las principales cuestiones que intervienen en una adecuada gestión del tiempo. Esta es la clave del desempeño y, por tanto de los resultados.

En esta primera entrega, hablaremos de dos conceptos iniciales y básicos en nuestro sistema de gestión del tiempo: la priorización de tareas y la no postergación (el cumplimiento de los plazos). En la siguiente entrega hablaremos de los principales ladrones del tiempo y de los imprevistos y ofreceremos fórmulas para gestionar con eficacia estas situaciones.

En primer lugar, hablemos de priorización.

Para organizar bien el tiempo de trabajo y poder obtener el mayor rendimiento, es necesario hacer algo que seguramente habrás oído en más de una ocasión: Priorizar. Priorizar consiste en decidir qué tareas hago en cada momento para optimizar mi tiempo y conseguir mejores resultados. Dicho así parece sencillo, pero lo cierto es que muy pocas personas son capaces de priorizar eficazmente.

La realidad más habitual es que cada día entran en nuestra “bandeja de entrada de tareas” muchos asuntos a resolver y muchas cosas a despachar. Algunas están planificadas de antemano y otras son cuestiones “de última hora”. ¿Y qué hacemos muchas veces?. Nos empezamos a acelerar, nos entra el temido estrés, nos bloqueamos y comenzamos a tener un descenso en el rendimiento. Prueba de ello es que aumentan los errores, duplicamos tareas, tenemos olvidos con frecuencia, aumentan los conflictos con otras personas, etc. Y todo ello “por la carga de trabajo”.

Esto es cierto y frecuente. Sin embargo, ¿sabes cuál es realmente el problema?, ¿sabes cuál es realmente la causa de esta situación?. En la mayor parte de los casos se trata de que tenemos una creencia que nos limita. Nos imponemos equivocadamente la siguiente obligación: “tengo que hacer todo lo que surge y lo tengo que hacer ya”. En definitiva, no priorizamos. Todo hay que hacerlo en el momento porque todo es importante y urgente, ¿verdad?.

Si este es tu caso, permíteme que te plantee unas sencillas preguntas: “¿de verdad es todo para ahora?, ¿nada, nada se puede esperar a mañana?, ¿todas las cosas son igual de importantes?, ¿todas las tareas tienen el mismo plazo de finalización?”. Seguramente habrás respondido y te habrás dado cuenta de una primera realidad: “no todo es igual de importante y no todo tiene el mismo plazo”. Te propongo que hagas de esta afirmación tu nueva creencia. Es el comienzo de tu salvación.

Si no todo es igual de importante y no todo tiene el mismo plazo, llega el momento de Priorizar. Para ayudarnos a esta cuestión, un famoso militar y político estadounidense, Dwight D. Eisenhower, generó lo que se denomina Matriz de Eisenhower.

A través de una matriz que clasifica las tareas en cuatro categorías, Eisenhower nos enseña a priorizar. Según este método de priorización, las tareas, cosas y acciones que tenemos que hacer en nuestro día a día se clasifican en: a) importantes y urgentes, b) importantes pero no urgentes, c) no importantes pero urgentes y d) no importantes y no urgentes.

La idea es sencilla. Para cada cosa o tarea que te encarguen o que entre en tu “bandeja de entrada”, lo primero que tienes que decidir es si la haces o no y luego, una vez que decides que la harás, tendrás que decidir cuándo. Esta es la esencia de la priorización. El procedimiento que te ayudará a poner en práctica esta cuestión es el siguiente:

Primero:  Pregúntate  ¿es importante esta tarea? (se entiende que algo es importante cuando te acerca a los objetivos que te has marcado, ya sea en el ámbito personal,  profesional o de negocio). Si tu respuesta es que efectivamente es importante, tendrás que hacer la tarea necesariamente, pase lo que pase. Otro tema será decidir cuándo, porque no necesariamente la tienes que hacer ahora. Si, por el contrario, tu respuesta es que la tarea no es importante, puedes decidir hacerla o no hacerla. Eso sí, si decides hacerla, también tendrás que pensar cuando.

Segundo: Para las tareas que has decidido que vas a hacer, según la pregunta anterior, fija ahora el momento en el que lo harás. Para ello, pregúntate dos cuestiones fundamentales: ¿Cuándo vence el plazo máximo que tengo para esta acción?, ¿Cuánto tardo en ejecutarla?. De esta manera, te darás que hay cosas muy importantes, pero que afortunadamente cuentan con un plazo de realización que no es inmediato por lo que podrás agendarlas en otro momento. No todo se tiene que hacer de inmediato.

Acostúmbrate a seleccionar las cosas que haces en función de su importancia y decide luego cuándo harás cada una de ellas en función de su urgencia y podrás empezar a manejar tu tiempo. Recuerda: “no todo es importante y urgente”.

Y ahora: el problema de la postergación

“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Nuevamente, un sabio refrán nos ofrece un consejo que tiene un impacto notable sobre lo que conseguimos y sobre lo que llegaremos a ser, hacer y tener.

Postergar, retrasar o aplazar las cosas que sabemos que tenemos que hacer es, probablemente, uno de los mayores frenos que tenemos en nuestro desarrollo y en la consecución de nuestros objetivos. De las cosas que hemos priorizado y que sabemos que tenemos que hacer, hay algunas que retrasamos conscientemente de manera indefinida.

Y muchas veces, incluso la mayor parte, lo verdaderamente importante, “lo que hay que hacer” para conseguir resultados positivos en nuestra vida personal o profesional no es divertido, agradable o cómodo. Es más, en muchas ocasiones es incluso difícil de hacer, aburrido y desesperante. Sin embargo, es también una realidad y lo sabemos que si no lo hacemos no conseguiremos los resultados que deseamos.

Ahí es donde empieza el dilema: ¿lo hago o no lo hago?. Una parte de nosotros nos dice:“tienes que hacerlo, es la única manera de conseguir tus objetivos”. Sin embargo, frente a este “yo”, nuestro otro “yo” nos dice: “no lo hagas porque te va a costar mucho, vas a sufrir y no merece la pena”. Ante esta dicotomía nuestra razón, que es sabia y justa, decide muchas ves “Ni una cosa y otra. Lo haré, pero más tarde. En otro momento”. O como diría José Mota: “Hoy no … mañana”

Estamos postergando. Estamos retrasando nuestras decisiones y nuestras acciones. Cosas que ya hemos priorizado y a las que hemos asignado un plazo, se ven retrasadas simplemente porque no nos apetecen.

Si el mundo no se moviera hasta que nosotros no actuáramos, retrasar las cosas no supondría ningún problema. Sin embargo, esto no es así. El mundo sigue su curso hagamos o no lo que tenemos que hacer y cambia las circunstancias y nuestro entorno cada minuto.

De esta manera, una idea que es buena en un momento, deja de serlo al día siguiente. Un proyecto que es novedoso, se convierte en obsoleto al día siguiente. Una posibilidad que está “libre” en un momento, está “ocupada” diez minutos más tarde.

¿Te ha pasado alguna vez que una idea que tenías en la cabeza no la has puesto en marcha inmediatamente y cuando, por fin, te has decidido, ya no era tan buena?. A mí sí. No es la primera vez que por no actuar alguien se me ha adelantado. Ten en cuenta que “si no lo haces tú, vendrá alguien y lo hará”. Las oportunidades están para aprovecharlas y alguien las aprovechará.

Lo mismo pasa a la hora de resolver problemas o afrontar conflictos. Imagina una situación en la que tendrás que tener una conversación desagradable con alguien para solucionar un determinado problema. Esta circunstancia es muy habitual tanto en el terreno profesional como en el personal. ¿Qué nos pide el cuerpo y, de hecho, hacemos en muchas ocasiones?. ¿Se te ocurre?. Pues sí, es eso: ¡retrasar este momento para no enfrentarnos a él!.

Pues bien, te diré una cosa. Hay otra regla universal que nunca falla: “los problemas no tienden a arreglarse por ellos mismos sin hacer nada”. Es más, suelen agravarse, con lo que el retraso contribuye únicamente a que cuando nos enfrentemos a la situación nos resulte aún más difícil.

Además, ¿qué es lo que pasa normalmente con las cosas que retrasas?. Que las acabas haciendo. Entonces, si al final sabes que las vas a hacer porque es bueno para ti y porque las has definido como importantes y les has asignado un plazo, ¿por qué no empezar ya a obtener los beneficios de ponerlas en marcha aquí y ahora?.

Desarrolla el hábito de actuar de forma inmediata, ajustándote a las prioridades que hayas establecido y evita aplazar, retrasar y postergar. Comprobarás los excelentes resultados que consigues.